• Ralf

have a gr8time

Aktualisiert: 24. März 2021

"Back-

to-back". So nennen Profis einen komplett durchgeplanten Tagesablauf. dicht an dicht reihen sich Termine, Trainings oder Aufgaben, auch forciert durch Home-Office und -schooling. Das Dringende überlagert so automatisch das Wichtige. Das geht auf Dauer nicht gut. Was da hilft ist das Schaffen von Freistunden für ... nichts!


Zeit kann nicht vermehrt, gelagert oder angespart werden. Zeit ist in jeder Sekunde nur eins – weg! Deshalb geht es beim Planen darum, für sich oder in einem Team freie Stunden zu sichern. Die „freigeplante“ Zeit dient dem Unbekannten und Ungewissen, das wir genau nicht einplanen können. Dieser persönliche Freiraum, auch in einem Team oder einer Abteilung, ist umso wichtiger, je stärker wir im Berufsalltag auf Effizienz getrimmt werden und die Produktivität der Arbeit ein wichtiger Maßstab ist. Freiplanen bedeutet daher nicht, in der gleichen begrenzten Zeit mehr erledigen zu können.


Eine Maßnahme alleine kann das Problem nicht lösen, um dem Zeit- und Termindruck zu entrinnen. Die Kombination ist entscheidend, passend zum eigenen Arbeitsstil und der aktuellen Lebenslage bedarf es auch Pausen für Meditation, Sport oder einfach nur Faulenzen. Das alles kann man planen. Idealerweise stellt sich nach einiger Zeit eine Routine ein, über die man nicht mehr nachdenken muss und der Kalender entspannt sich allmählich.


Bestimme für die eigene Zeit ein Budget je Aufgabe; ähnlich wie beim Geld. Zeitfresser (vereinfacht: Ablenkung durch zum Beispiel Smartphone, E-Mails, Telefon, Störung, Klatsch und Tratsch) sollten vermieden werden. Gib diesen so wenig wie möglich Raum zur Entfaltung, denn sie halten dich nur auf und verhindern, dass du deine Zeile erreichst.


Zeitkonten schaffen Rituale. Auch für einzelne „Zeitfresser“ können ritualisierte Abläufe eingeführt werden, zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails und allen anderen Nachrichten. Sich strikt an bestimmte Tageszeiten zu halten, in denen E-Mails & Co. erledigt werden, fokussiert die eigene Konzentration und schafft Freiräume. Diese „Slots“ können über den Tag verteilt sein.


Unser gr8tipps:

  1. Feste Zeiten für das Bearbeiten von E-Mails einplanen. Widerstehe dem Drang immer sofort das Postfach zu checken, wenn mal wieder eine E-Mail eingegangen ist.

  2. Gestalte Treffen und Sitzungen effektiv. Bereite dich gut vor. Kommuniziere bereits bei der Einladung welches Thema besprochen wird und was rauskommen soll. So bist du gut vorbereitet und kommst schnell zum Ergebnis.

  3. Klatsch & Tratsch: Smalltalk ist okay und schweißt unter Umständen sogar zusammen aber er frisst auch Zeit.

  4. Smartphone Nutzung: Ähnlich wie bei E-Mails dürfen die Push-Mitteilungen nicht dazu verleiten, dass man seine Aufgabe vernachlässigt und mal schnell nachsieht was da gekommen ist. Das nimmt den Fokus und lenkt ab. Während wichtigen Aufgaben sollte das Smartphone aus oder im Flugmodus sein.

  5. Ablenkung Internet: Schnell mal ein Video geschaut, einen Artikel gelesen, der führt zum nächsten… Zack, schon haben sich die Zeiger auf der Uhr ein ganzes Stück weiter gedreht. Und dieses Zeit gibt es nicht mehr zurück.

  6. Nein sagen lernen. Klar, ist es nett, anderen zu helfen. Wer aber so gar nicht Nein sagen kann, leidet nicht nur am Helfersyndrom – man verliert auch noch viel Zeit für eigene Ziele und Aufgaben.

  7. Viele verlieren sich in Details und sind auf der Suche nach Perfektionismus. Zugegeben, manche Dinge müssen perfekt sein. Oft aber reichen 80 Prozent auch schon vollkommen aus, um eine wirklich gute Arbeit zu erledigen.

  8. Entscheide für dich was dir wichtig ist und was du wirklich willst. Visualisiere das und suche ein passendes Bild dazu, welches du dir an deinen Arbeitsplatz stellst.


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